<div dir="ltr">Thank you Chris and the PeeringDB board for this detailed response.<div><br></div><div>-Tom</div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Wed, Mar 29, 2017 at 1:06 PM, Chris Caputo <span dir="ltr"><<a href="mailto:secretary@peeringdb.com" target="_blank">secretary@peeringdb.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Tom,<br>
<br>
Regarding the omission from the January 7th, 2016 board meeting minutes<br>
that director Matt Griswold is a principal at 20C, LLC:<br>
<br>
  - all board members were well aware of director Griswold's involvement<br>
    with 20C, LLC and his involvement in the creation of the PeeringDB 2.0<br>
    software, along with knowledge that one of the initial goals of<br>
    PeeringDB was to acquire the rights to the PeeringDB 2.0 software, so<br>
    that it could be launched.<br>
<br>
  - while no motions were made regarding 20C, LLC at that meeting, it was<br>
    an oversight on my part to not clarify, for the community, in the<br>
    minutes that director Griswold is a principal at 20C, LLC.  That said,<br>
    director Griswold's involvement with PeeringDB 2.0 was disclosed to<br>
    the community in the voter's guide for the 11/2015 election:<br>
<br>
      <a href="http://docs.peeringdb.com/gov/misc/2015-11-14_election.html" rel="noreferrer" target="_blank">http://docs.peeringdb.com/gov/<wbr>misc/2015-11-14_election.html</a><br>
<br>
  - subsequent board meeting minutes which mention 20C, LLC, starting with<br>
    the February 4th, 2016 meeting, include the disclosure:<br>
<br>
      "[Director Matt Griswold is a principal at 20C, LLC.]"<br>
<br>
  - two board meetings (February 4th and March 4th, 2016) took place, and<br>
    minutes were shared with pdb-gov, which disclosed to the community<br>
    that director Griswold is a principal at 20C, LLC and that the<br>
    President was in the process of establishing a contract with 20C, LLC.<br>
<br>
The PeeringDB Bylaws<br>
(<a href="http://docs.peeringdb.com/gov/legaldocs/2015-12-08_PeeringDB_Bylaws.pdf" rel="noreferrer" target="_blank">http://docs.peeringdb.com/<wbr>gov/legaldocs/2015-12-08_<wbr>PeeringDB_Bylaws.pdf</a>)<br>
empower the President of the organization as follows:<br>
<br>
    "The President shall be the chief executive officer of the<br>
    Corporation, and, subject to the Board's control, shall supervise and<br>
    control all of the assets, business and affairs of the Corporation.<br>
    The President shall preside over meetings of the members and the<br>
    Board. The President may sign deeds, mortgages, bonds, contracts, or<br>
    other instruments, except when the signing and execution thereof have<br>
    been expressly delegated by the Board or by these Bylaws to some other<br>
    officer or agent of the Corporation or are required by law to be<br>
    otherwise signed or executed by some other officer or in some other<br>
    manner. In general, the President shall perform all duties incident to<br>
    the office of President and such other duties as are assigned to him<br>
    or her by the Board from time to time."<br>
<span class=""><br>
> From the Board Meeting notes, an immaterial contract was reached with<br>
> 20C, LLC between the boarding meetings of 8 December 2015 and 7 January<br>
> 2016.<br>
<br>
</span>I am not clear on your meaning of "immaterial contract".<br>
<br>
On December 30th, 2015 and January 5th, 2016, drafts of the non-profit<br>
application to the IRS were shared with pdb-gov.  Page 20 of the drafts<br>
included:<br>
<br>
  <a href="http://docs.peeringdb.com/gov/finances/2016-01-07_PeeringDB_Non_Profit_Filing.pdf" rel="noreferrer" target="_blank">http://docs.peeringdb.com/gov/<wbr>finances/2016-01-07_PeeringDB_<wbr>Non_Profit_Filing.pdf</a><br>
<br>
  - "Matt Griswold, Director: Mr. Griswold's company 20C, LLC will receive<br>
    approximately $100,000 one-time and approximately $2,000 per month for<br>
    software maintenance and development services."<br>
<br>
PeeringDB 2.0 launched on March 15th, 2016.  The Software Acquisition<br>
Agreement was executed on March 31st, 2016.  The April 6th, 2016 board<br>
meeting minutes were shared with pdb-gov and the <a href="http://gov.peeringdb.com" rel="noreferrer" target="_blank">gov.peeringdb.com</a> website<br>
on the same day and indicated:<br>
<br>
   "20C, LLC Contract Updates.<br>
<br>
   [Director Matt Griswold is a principal at 20C, LLC.]<br>
<br>
   Aaron indicated the contract with 20C, LLC has been executed and the<br>
   first check has been cut. The PeeringDB 2.0 software is officially<br>
   assigned to PeeringDB. A maintenance contract is forthcoming. The<br>
   Product Development Committee will work on other contracts as needed."<br>
<span class=""><br>
> 1) PeeringDB's financial controls policy.<br>
<br>
</span>The finances are governed by the Bylaws.  The Members elect the Board, and<br>
the Board elects the Officers.  The President is the chief executive and<br>
may delegate financial tasks to the Treasurer.<br>
<span class=""><br>
> 2) Confirmation that the impacted board member abstained from discussion<br>
>    and votes relating to procurement of PeeringDB software and ongoing<br>
>    maintenance contracts.<br>
<br>
</span>Director Griswold participated in discussions regarding the procurement of<br>
PeeringDB software.  There were no votes relating to procurement of<br>
PeeringDB software, since the Bylaws delegated that responsibility to the<br>
President.  The Board elected the President and the Board did nothing to<br>
remove the responsibilities delegated by the Bylaws.<br>
<br>
The Board was re-elected in April 2016 after the above disclosures had all<br>
been made public to pdb-gov and the <a href="http://gov.peeringdb.com" rel="noreferrer" target="_blank">gov.peeringdb.com</a> web site.<br>
<br>
The PeeringDB Board has reviewed and approved this response.<br>
<br>
Respectfully,<br>
Chris Caputo<br>
PeeringDB Secretary/Treasurer<br>
<div class="HOEnZb"><div class="h5"><br>
On Tue, 28 Mar 2017, Tom Paseka wrote:<br>
> Hello PeeringDB Board, Stewards and Governance Lists,<br>
> I'd like to firstly thank the board work their work thus far and bringing PeeringDB forward.<br>
><br>
> The concerns being raised here, were also raised on the PeeringDB Facebook page, a post which has since been deleted by an unknown source. A partial screenshot of the thread<br>
> has been attached for prosperity. This deletion of the post isn't the concern here, however its deletion is disappointing. <br>
><br>
> The issue I would like to ask the board for clarification on is contract issued with 20C, LLC for procurement and maintenance of PeeringDB 2.0. This software is a great step<br>
> forward for PeeringDB and the Internet community in general, however there are some uncertainties as to how this contract was reached. A board member is principal at 20C,<br>
> LLC. <br>
><br>
> From the Board Meeting notes, an immaterial contract was reached with 20C, LLC between the boarding meetings of 8 December 2015 and 7 January 2016. As quoted from 7 January<br>
> 2016 Meeting notes:<br>
><br>
> Discussion of when to launch.<br>
><br>
> Aaron clarified a contract with 20C, LLC will be completed before launch. Proposal of March 1st, 2016 with announcement to be made by admins as soon as logical. Matt is<br>
> comfortable with the schedule from a coding and release perspective. No motion made, but also no objections to the schedule. Matt and the admins will drive.<br>
><br>
> It's important to note that at this point, no conflict of interest was expressed in the board meeting notes, further to that conflict of interest declarations from the<br>
> directors and Secretary/Treasurer were not received until 2 December 2016, nearly a full year after the immaterial contract was agreed to.<br>
><br>
> The contract with 20C, LLC was executed prior to 6 April 2016 Board Meeting, without a board vote. While I understand this may be with-in the Chair's powers and<br>
> responsibilities, such a large contract, representing a majority of PeeringDB's funds should have full board oversight and approval. Given the relationship between a board<br>
> member and 20C, LLC, from an external party this could appear as an impropriety. <br>
><br>
> As such, as part of this transparency request, I'd like for the following information to be disclosed:<br>
><br>
> 1) PeeringDB's financial controls policy.<br>
> 2) Confirmation that the impacted board member abstained from discussion and votes relating to procurement of PeeringDB software and ongoing maintenance contracts. <br>
><br>
> Appropriate disclosure and a statement from the board can hopefully close this issue. <br>
><br>
> I thank the Board and Stewards for their time tonight and everyones devotion to PeeringDB.<br>
> -- <br>
> Tom</div></div></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature">Tom</div>
</div>